Finanzen - Offene Posten

Mit der Offenen Posten Verwaltung (nur Premium-Version) haben Sie die Finanzen Ihrer Firma fest im Griff. Durch Klick auf die Schaltfläche [Offene Posten] gelangen Sie in die Übersicht.

Alle offenen Posten (Rechnungen) ansehen

Es erscheinen alle Ihre Rechnungen, die noch nicht oder nur teilweise bezahlt wurden.

Offene Posten (Rechnungen) exportieren

In KingBill haben Sie die Möglichkeit über den Button [Offene Posten exportieren] die angezeigte Liste zu exportieren. Wenn Sie die Offene Posten gefiltert haben wird die gefilterte Liste exportiert. Nachdem Sie auf den Button geklickt haben öffnet sich ein neues Fenster wo Sie die Möglichkeit haben die Spalten auszuwählen die Sie exportieren möchten. Die Option [Rtf-Text in Nur-Text umwandeln] wandelt die RTF-Felder wie z.B. Beschreibung in Klartext um damit die Felder für Sie als Endkunde leserlich sind. Wenn Sie die exportierte Liste nachfolgend im Excel bearbeiten möchten setzen Sie bitte die Option [Excel-Formatierung (Korrekte Anzeige in Office Excel). Den gewünschten Pfad wo die Datei abgespeichert werden soll können Sie auswählen indem Sie auf den Button [Ordner wählen] klicken. Möchten Sie die Excel-Liste nach dem Export öffnen haben Sie die Möglichkeit [Datei nach dem Erstellen öffnen] zu setzen. Den Export können Sie nun starten indem Sie auf [Starten] klicken.

Ebenso haben Sie die Möglichkeit die [Zahlungen] zu exportieren indem Sie beim Filter die Ansicht auf [Zahlungen] setzen. Unter [Zahlungen] erhalten Sie eine Liste der Zahlungseingänge in die Registrierkasse.

Rechnung als bezahlt buchen / Eingang buchen

Sie haben einen Eingang auf Ihrem Firmenkonto? Ausgezeichnet. Nun müssen Sie die bezahlte Rechnung über die Offenen Posten "ausbuchen" und als bezahlt markieren. Sie gehen also in die Offene Posten Liste und suchen die Rechnung. Entweder Sie machen einen Doppelklick auf die Rechnungszeile oder Sie verwenden die Suchfunktion und suchen zum Beispiel die Rechnungsnummer.

Wenn nur eine Rechnung auf Ihre Suche passt, dann gelangen Sie in die Buchungsmaske (siehe Bild). Sie können in diese Maske auch gelangen, wenn Sie die betreffende Rechnung aus der Liste heraus doppelklicken. Hier wird Ihnen der aktuelle Tag als Eingangsdatum und der volle Rechnungsbetrag bereits vorgeschlagen. Im Feld Kommentar können Sie noch weitere Informationen eintragen, wie z.B. auf welchem Konto das Geld eingelangt ist, oder ob es sich hierbei vielleicht um einen Bareingang oder eine Kreditkartenzahlung handelt. Überprüfen Sie alle Felder auf der rechten Seite, wenn alles richtig ausgefüllt ist, können Sie die Buchung mit Klick auf die Schaltfläche [Speichern] abschließen. Die Buchung ist somit abgeschlossen, die Rechnung ist als bezahlt im System (ab sofort mit weißem Hintergrund und einer grünen Ampel angezeigt). Die Rechnung fällt damit automatisch aus dem Mahnwesen heraus und ist auch in der Liste der Offenen Posten nicht mehr zu sehen.

Rechnung mit Skonto buchen

Angenommen, Sie schreiben eine Rechnung über EUR 120,- brutto und der Kunde darf sich einen Skonto von 3% abziehen. Der Kunde überweist Ihnen also EUR 116,40. Diesen Skontobetrag von EUR 3,60 berechnet KingBill selber. Suchen Sie die betreffende Rechnung aus den Offenen Posten. Wenn Sie nun in der Buchungsmaske sind, dann geben Sie einfach im großen Feld den erhaltenen Betrag von (in unserem Beispiel) EUR 116,40,- ein. Wenn Sie dieses Feld nun verlassen (z.B. indem Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken), dann wird automatisch die Differenz als Skonto verbucht. Dies passiert allerdings nur, wenn das Häkchen bei [endgültig bezahlt] gesetzt ist.

Teilzahlungen/Anzahlungen buchen

Natürlich können Sie auch Teilzahlungen buchen ... Suchen Sie zuerst die bestehende Rechnung über das Suchfeld in den Offenen Posten. Mit Doppelklick auf die Rechnung öffnet sich das Buchungsfenster. Zuerst nehmen Sie bitte das Häkchen bei [endgültig bezahlt] raus. Dann erst können Sie den Betrag im Feld [erhaltener Betrag] eingeben und schließen nun die Buchung mit Klick auf die Schaltfläche [Speichern] ab.

Bestehende Buchungen bearbeiten, zurücksetzen oder löschen

Es kann vorkommen, dass eine Rechnung irrtümlich als "endgültig bezahlt" ausgebucht wurde und in den Offenen Posten nun nicht mehr aufscheint. Sie können aber jede Buchung, nochmals nachbearbeiten. Klicken Sie zuerst in der Liste aller Offenen Posten auf die Schaltfläche [alle Rechnungen], danach können Sie mit der Suche die betreffende Rechnung finden. Nun öffnet sich die Buchungsmaske. Links unten finden Sie eine Liste aller Buchungen zu dieser Rechnung. Klicken Sie einmal auf die Buchung und danach auf die Schaltfläche [Löschen]. Danach ist die Rechnung wieder offen. Schließen Sie das Fenster, oder klicken Sie auf die Schaltfläche [Zurück]

Mahnstatus ändern

Auch den Mahnstatus oder den offenen Betrag können Sie ändern. Doppelklicken Sie aus der Liste der Offenen Posten die betreffende Rechnung. Sie kommen in die Buchungsmaske. Links oben können Sie die gewünschten Änderungen vornehmen. Um die Änderungen zu speichern, klicken Sie bitte auf die kleine Schaltfläche [Speichern] mit dem Disketten-Symbol (nicht ganz rechts unten!) und schließen Sie danach dieses Fenster.