MitarbeiterInnen
MitarbeiterInnen anlegen & verwalten
Ihre MitarbeiterInnen stellen die Grundlage der Zeiterfassung dar und sind somit einer der wichtigsten Schritte, um erfolgreich Zeiten zu erfassen.
Alle allgemeinen Daten als auch jegliche Grundeinstellungen werden über den Reiter Einstellungen abgewickelt. Aufzurufen in der oberen Leiste über das Zahnradsymbol.
Anschließend landen Sie direkt in der Übersicht aller Einstellungsreiter, wovon Ihre MitarbeiterInnen die beschriebene Grundlage darstellen.
Die Erfassung eines neuen Mitarbeiters nehmen Sie mittels +-Symbol vor, welches unter MitarbeiterInnen platziert ist.
Info: Standardmäßig ist ein Mitarbeiter bzw. Administrator vorhanden. Dieser wird bei der Registrierung/Erstellung eines TIC-Accounts automatisch erstellt.
Das geöffnete Fenster gliedert sich in drei Bereiche auf:
Persönliches (Betrifft ausschließlich den Mitarbeiter)
Unternehmen (Position bzw. Rolle & Abteilung in der Firma)
Details (Urlaubstage, Überstunden & Zugriffseinstellungen)
TIPP: Starten Sie mit der Erfassung bei der obersten Position (Hierarchie) im Unternehmen, damit für alle Mitarbeiter gleich die Möglichkeit besteht beispielsweise den Team LeiterIn auszuwählen & dies nicht im Nachhinein erledigt werden muss. Auch die Anlage Ihrer internen Abteilungen im Vorhinein ist sinnvoll.
Persönliches
Vorname (Auch jegliche Titel wie Ing. / BSc. können hier hinterlegt werden)Nachname (Ist gleichzusetzen mit Zunamen)
Email (Dient zum Login als auch zur Übermittlung von Monatsberichten)
Geburtsdatum (Ist für alle Mitarbeiter in der Urlaubsübersicht sichtbar)
Eintrittsdatum (Beginn des Dienstverhältnisses)
Unternehmen
Firma (Das Unternehmen, für welches die Zeiten aufgezeichnet werden)Abteilung (Ist gleichzusetzen mit Zunamen)
Rolle (Die Rollen sind vordefiniert & können nicht bearbeitet werden)
Team LeiterIn (Erhält die vordefinierten Berechtigungen)
Austrittsdatum (Ende des Dienstverhältnisses)
Details
Bereits konsumierte Urlaubstage (Sofern es sich um einen bestehenden Mitarbeiter handelt, müssen Sie die bereits konsumierten Urlaubstage der Vergangenheit berechnen und als Minus in das Feld eintragen, die Berechnung ist weiter unten aufgelistet. Bei neu angelegten Mitarbeiter bleibt das Feld leer)Urlaubstage pro Jahr (Entspricht dem Arbeitsvertrag und kann in den Firmeneinstellungen festgelegt werden, wann die Urlaubstage in der Berechnung hinzugefügt werden)
Ist ein(e) aktive(r) MitarbeiterIn (bei Austritt eines Mitarbeiters entfernen)
Zugriff auf die Projekteverwaltung (Zusätzlich zur klassischen Arbeitszeiterfassung, können auch die Stunden für Projekte erfasst werden. Damit der Projektreiter freigeschalten wird, muss der Haken manuell gesetzt werden. Näheres zu den Projekten erfahren Sie hier)
Berechnung der konsumierten Urlaubstage:
Beispiel: Ihr Mitarbeiter hat vor 3 Jahren im Unternehmen begonnen & erhält jährlich 25 Urlaubstage. Anschließend werden diese zwei Werte multipliziert, um die Gesamtanzahl der Urlaubstage zu erhalten.
Die Gesamtanzahl der aktuell offenen Urlaubstage wird nun von der zuvor berechneten Gesamtanzahl der Urlaubstage subtrahiert/abgezogen.
Alles korrekt erfasst? Dann nur noch die Eingaben mittels Speichern bestätigen.
Tipp: Sollte ein Mitarbeiter sein Kennwort verlegen, können Sie durch Klick auf „neues Passwort zusenden“ ein Neues generieren.
Zurück in der Übersicht sehen Sie bereits alle angelegten MitarbeiterInnen inklusive offener Urlaubstage.
Durch Klick auf das Bleistiftsymbol auf der linken Seite, können Sie jederzeit Änderungen vornehmen.
Die Übersicht kann durch Klick auf Exportieren als Excel-Tabelle heruntergeladen werden.
Mitarbeiter löschen
Ihr Mitarbeiter ist nicht mehr bei Ihnen im Unternehmen?
Durch Klick auf das schwarze 'X'-Symbol kann dieser aus der Ansicht entfernt werden.
Die Entfernung ist noch nicht endgültig und eine Wiederherstellung möglich.
In der Ansicht Gelöschte anzeigen können Sie diese erneut aufrufen.
Im nun geöffneten Fenster haben Sie die Möglichkeiten: endgültig löschen oder wiederherstellen
Sollte es daher zu einer unabsichtlichen Löschung kommen, können Sie mit einem Klick die Wiederherstellung des Mitarbeiters mit allen Daten (Einträge, Urlaube, Krankenstände) vornehmen.
Bei einer endgültigen Löschung werden alle zu diesem Mitarbeiter zugehörigen Daten unwiderruflich gelöscht & können nicht mehr wiederhergestellt werden.
Rollen: Verteilung & Berechtigungen
MitarbeiterInnen
- Arbeitszeiten eintragen
- Urlaub beantragen
- Zeitausgleich eintragen
- Antrag für die Auszahlung von Überstunden
- Übersicht aller Urlaube
- Monatsbericht drucken oder senden
Team LeiterIn
- Alle Funktionen von MitarbeiterInnen
- Zugewiesene Mitarbeiter: Einsicht Arbeitszeiten
- Zugewiesene Mitarbeiter: Urlaube genehmigen
- Zugewiesene Mitarbeiter: Monatsbericht drucken
Leitung Personal
- Alle Funktionen von Team LeiterIn
- Mitarbeiter/Benutzer anlegen oder deaktivieren
- Feiertage anlegen oder löschen
- Abteilungen anlegen oder löschen
- Einsicht/Verwaltung in alle Aufzeichnungen
- Urlaube aller Mitarbeiter genehmigen
- Auszahlung von Überstunden genehmigen
- Krankenstände eintragen
- Sonderurlaube eintragen
- Monat abschließen
Administrator
- Alle Funktionen von Leitung Personal
- Hauptbenutzer (min. ein Admin notwendig)
- Firma anlegen + alle Grundeinstellungen